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【行政匯】
，不錯過行政實用好文
在企業執行管理過程中，考勤管理是行政對員工實施有效管理的重要前提，也是行政管理面貌的直接體現。然而許多行政，在實際考勤管理工作過程中常常發現，原本認為簡單的事情，卻總是問題不斷。員工考勤問題出在哪裡？如何才能有效解決？
行政制定考勤管理制度必須依據企業實際情況，不能閉門造車、更不能直接從網上“扒”。
實施考勤管理制度過程中，要根據企業自身實際情況以及員工反饋意見，不斷修改、完善，變員工被動考勤為主動考勤。
一、適應所在行業特點和企業性質
案例1
深圳中圓地產公司是一家大型房地產開發企業，同時在售樓盤有5-6個。由於銷售員工分散在各個售樓處，考勤成了一個老大難問題。銷售員工上班從未早到過。看房客戶已等在售樓處門口，而現場佈置、陳列、摺頁、表單乃至著裝等必要的前期工作卻沒準備好的情況經常發生，讓客戶印象大打折扣。
行政部為強化考勤管理，給每個售樓處派駐了一名現場考勤員，可3個月下來，遲到現象依舊。由於售樓員工的薪資採用低底薪+高提成，做成一單提成非常高，考勤那點獎罰根本入不了他們的法眼。售樓員工真正在乎的是客戶下單量，而客戶下單量又取決於接待客戶的多少。
所以，公司有針對性地執行“銷售員工每天排號接待客戶，排號順序遵從每天到崗順序”，即“接單順序考勤制度”。新規一經實施，銷售員工一個比一個到得早，而且自發組織糾察隊，維持秩序，以免有人插隊。公司既不用設考勤員，也不設全勤獎，既降低了成本，又實現了員工準時出勤的目的。
案例分析：
目前，大部分企業考勤管理採用專人監督簽到、上下班打卡或按指紋等形式，但是效果並不好，原因在於沒有根據企業所在行業特點和企業性質進行考勤管理。實際上，企業考勤管理與其所處行業特點和企業性質是分不開的。
二、適應企業員工構成及其特點
案例2
上海申吉軟體公司多數員工是具有本科或以上學歷的年輕人，頭腦靈敏，思維活躍，工作熱情很高，專案緊張時加班加點不在乎；不緊張時散漫，作息時間不規律，早上無法按時上班，頻繁加班和工作辛苦成了藉口。公司起初採用打卡考勤、遲到罰款方式，雖然專人考勤，可效果差強人意
為此，該企業結合行業及員工特點，採用“考勤樂捐制度”：
（1）取消專職考勤員，遲到早退者不任何工資。
（2）辦公室、會議室門前放考勤樂捐箱，遲到者按每分鐘一元錢自覺捐納基金，早退者按每分鐘兩元捐納基金，公司管理層加倍。
（3）樂捐箱中的資金滾存累積，作為各部門的集體活動經費，公司予以相應的配套；按月遞減的，另有獎勵；集體舞弊的，則凍結該部門一年的集體活動申請資格。
該制度一方面是為了獎勤罰懶，另一方面是以集體的力量制約個人，用多數人的眼睛去監督少數人。“考勤樂捐制度”實施3個月，得到員工理解和認可，考勤在輕鬆活潑的調侃中完成了。
案例3
上海暴風網路軟體公司是一家開發、運營和推廣網路遊戲的企業。員工大多追求個性、新奇，酷愛遊戲，喜歡搞怪，工作熱情高；但是叛逆心強，責任心差，制度在他們看來不過是一張A4紙而已。對此，公司採用“Cosplayer（角色扮演）考勤制度”：
（1）取消指紋打卡機，改為每臺電腦終端單一登入，聯網自動計時。
（2）遲到早退累計時長超過20分鐘的員工，即可玩Cosplayer，選其時長最多者，自備服裝、飾品、道具，扮演遊戲中的僕人角色，午休時間為其他員工服務。
（3）僕人服務要達到“菲傭”的標準，包括為其他員工訂盒飯、買飲料、擦桌子、擦皮鞋、端茶送水、打掃衛生、收發快遞等。
（4）午休服務為1個小時，服務完畢後，核銷遲到早退20分鐘；如果僕人服務質量不高，讓多數“主人”不滿意，則核銷時間減半。
（5）迴圈往復，只要有人累計時長超過20分鐘，遊戲自動開始。
該制度頒佈後，“潮人”們興致盎然地做出承諾：自願玩遊戲，服務不打折。第一天，有一個“倒黴蛋”被整得死去活來、但因事先承諾，只能盡心盡力提供服務，考勤懲戒在嬉鬧歡笑聲中完成。此後，整上癮的員工們伸長脖子等著整下一個，遲到早退現象大為減少。
案例分析：
考勤管理的目的不是處罰，而是促進員工積極向上、努力奮鬥、創造價值，其物件是鮮活的、有著年齡、學歷等差異的員工，他們的個性、需要、情感、慾望、追求等呈現多樣化。
案例2/3的考勤管理之所以能夠在嬉鬧、輕鬆活潑中完成，前提是考勤管理依據企業所在行業與企業性質實際出發，量體裁衣、量身定做；
其次，這兩家企業員工朝氣蓬勃、富於創新，彼此之間也互相幫助，密切合作，同時不願接受僵化教條的管束，因此根據員工特點而設的“考勤樂捐制度”“Cosplayer考勤制度”能收到較好的效果。
三、適應企業不同發展階段
案例4
北京誠信科技有限公司成立之初，具有很濃的人治味道，所有規章制度都由總經理制定，極不科學。隨著企業規模擴大，員工遲到早退現象日益嚴重。在推行了幾輪考勤制度均告失敗之後，總經理決定採用人性化考勤制度：員工遲到10分鐘以內不算遲到，但當月不能超過三次，超過三次者每次罰款100元。
對此，員工解讀為：“每個月有三次遲到的機會，時間是10分鐘以內！”於是每天上班總有三五個遲到者，大家輪著來，絕不浪費三次可遲到的機會。無奈之下，總經理決定補救，即實行“考勤連坐制度”：公司按部門設立團隊全勤獎，該月度達標的團隊每人獎勵200元。
但如果該部門所有員工遲到早退時間累積起來超過10分鐘×n（n為該部門全體員工數），則該部門員工當月都不能領取團隊全勤獎。無奈“補救”的結果是員工遲到早退現象一夜間消失了，即使偶爾有員工遲到，也大多是出於客觀原因，並且在事後也會想方設法取得部門其他同事的諒解和寬容。
案例分析：
每個企業都有自己不同的發展階段、發展歷史等實際情況，考勤管理必須與時俱進，隨著企業的發展不斷完善與匹配。
企業不同發展階段的管理制度有所不同。企業創辦期，人員少且與創辦人一同打拼，創辦人的價值觀與行為方式直接輻射到每一名員工。但是，隨著企業不斷髮展，創辦人的價值觀及行為方式難以影響到每一名員工，行政部門要根據企業所處發展階段、管理風格等實際情況，對考勤管理做相應調整。
四、適應企業自身文化
案例5
一家電纜製造企業，老總60多歲了，非常敬業。一年到頭，除了個別時候出差在外，總是第一個來廠裡，最後一個離開，習慣成自然，準時如鐘錶。但許多年輕員工卻沒有那麼自覺，遲到早退時有發生，還經常和行政人事部的考勤專員起衝突。
鑑於此，專家提出的考勤管理建議是：不考勤。每天上班時間，老總就在廠門口，迎接每一位員工，向他們點頭、微笑、問早；而下班時，老總則在廠門口歡送每一位員工。春風細雨潤無聲，有形的迎送，無形的威懾，沒有考勤，勝似考勤。
案例分析：
一般情況下，創業者的價值觀以及行為方式奠定了企業的價值觀及行為方式，隨著時間的推移，積澱為企業所有成員共同遵守的價值觀，即企業文化，成為企業的DNA。企業管理最佳實踐證明：管理需要剛柔相濟、雙管齊下，剛性管理制度無法達到的地方，需要柔性管理即文化去彌補。
企業一把手以人為本，身先士卒，尊重員工做出榜樣，做足軟功夫，以文化人，可以感動員工，從而提高員工的出勤和工作積極性。因此，老闆在工廠門口迎送員工的行為向員工表達了企業人性化的管理方式、示範性的領導風格，以及人文關懷的企業文化。
五、持續完善，力求零缺陷
上述案例企業從實踐中及時吸取教訓、用心總結，分別根據自身實際情況及時調整、補救、完善了考勤管理。因此，企業考勤管理不可能一蹴而就，要經歷多次實踐、修改、調整、完善，最終達到與企業適應和匹配，這昭示：考勤管理要動態的適應。
考勤管理零缺陷是指考勤制度設計與表述要做到言簡意賅、縝密周全、無歧義，任何人在規定面前無特權，讓員工無空可鑽。上述多個案例的考勤管理規定表述不夠嚴密而產生歧義，被員工利用，造成企業被動、受損。
六、轉變考勤管理理念
傳統上，行政部門既是考勤規定的制定者、執行者，又是監督者和被考核者，猶如足球比賽中，既是運動員、又是裁判員，因而考勤管理的公正性頗受質疑；加上行政人員受專業知識等方面侷限，所制定的考勤規定無法做到全面，考勤管理效果差也屬正常。
因此行政在制定考勤制度時，要企業實際情況。鼓勵員工建言獻策、廣泛採納員工意見；實施中，要不斷修改、完善考勤制度，使之與企業動態匹配，變員工被動考勤為主動考勤，才能保障考勤管理的效果。
其次，轉變觀念，創造條件，建立讓全體員工積極參與、共同監督考勤管理的機制。只有全員參與、共同監督才是最有效的管理，也更加符合與尊重人性。